Um tutorial fácil para os recém-chegados do Microsoft Groups

Descobrir métodos fáceis de usar ferramentas de videoconferência como o Microsoft Groups é quase uma expectativa ultimamente, especialmente devido à mudança para o trabalho remoto e híbrido.

No entanto, para quase toda a força de trabalho, um dia passado no local de trabalho significava pouco mais do que responder a e-mails.

A adoção repentina de Microsoft Groups para conferências de longa distância e colaboração distante levou algum tempo para se acostumar.

Dado o ritmo em que a pandemia de Covid-19 se desenrola , o intervalo de ajuste padrão e o treinamento para acomodar o uso de Grupos simplesmente não aconteceram.

Felizmente, a Microsoft tentou tornar a transição o mais simplificada possível, oferecendo uma plataforma intuitiva repleta de opções fáceis de usar, mesmo para o pessoal de TI mais inexperiente.

No entanto, se você ainda não tem certeza sobre o uso de Grupos, fornecemos informações úteis que abordam as opções mais importantes em:

Inscrevendo-se

Talvez uma etapa muito poderosa para utilizar os Grupos seja a principal: inscrever-se. Isso é feito simplesmente visitando https://merchandise.workplace.com/microsoft-teams (abre em uma nova guia). Em seguida, basta inserir o endereço de e-mail relacionado à sua conta da Microsoft e selecionar “Próximo”.

Em seguida, digite sua senha e escolha “Check-in”. Também pode haver apenas alguns detalhes extras para inserir, mas você deve selecionar “Organizar grupos”.

Depois que estiver cheio, é hora de decidir como você deseja abrir e usar os Grupos. O Microsoft Groups está disponível em várias versões diferentes – com opções de Windows, Mac, celular e Internet disponíveis.

Baixe ou acesse o modelo de Grupos de sua preferência e o curso de inscrição está completo. Se você deseja saber mais sobre como fazer login, esta informação mostrará o caminho.

Explorando a interface de Grupos

Uma das melhores maneiras de entender métodos fáceis de usar o Microsoft Groups é descobrir sua interface pessoal. À esquerda, você verá a barra de aplicativos, onde encontrará uma série completa de vários ícones.

Eles incluem “Exercício”, que mostra menções, respostas e outras notificações, além de “Conferências” ou “Calendário”, ambos sincronizados com o calendário do Outlook e oferecem uma maneira rápida de visualizar todas as suas próximas conferências. Há também “Chat”, “Dados de registros”, “Chamadas”, “Revendedor” e “Sugestões”.

Além da barra de aplicativos, a interface também possui a seção “Grupos”, que mostra um inventário dos grupos do usuário, “Canal”, a “Barra de comandos” e várias “Guias” que permitem a transferência entre diferentes páginas de Grupos.

Existem muitos outros recursos para se familiarizar também, por isso é uma boa ideia começar a explorar a interface para ver o que está disponível.

Colabore em um hub do Microsoft Groups

Com a intenção de colaborar com outras pessoas em Grupos, primeiro você deseja conectar ou criar um hub de Grupos. Para agir, escolha “Grupos” na barra de aplicativos, seguido por “Faça parte de” ou “Criar uma força de trabalho”. Ao criar uma força de trabalho, insira o título e a estrutura escolhidos, escolha suas configurações de privacidade e adicione seus membros.

Uma força de trabalho pode ter no máximo dois.500 membros – portanto, as alternativas para colaboração são bastante grandes. Você também pode atribuir funções a cada pessoa em particular, equivalente a “Proprietário” ou “Membro”. Quando terminar com um hub de Grupos específico, você poderá sempre selecionar “Excluir a força de trabalho”.

Organizando um nome de Grupos

Outra das ações muito poderosas para entender em Grupos são métodos fáceis de organizar um nome. Um dos métodos é selecionar o botão “Agendar uma reunião” durante um bate-papo para combinar um nome com todas as pessoas envolvidas no bate-papo.

Como alternativa, você poderá escolher o botão “Conferências de calendário” seguido por “Nova assembleia”. Então, se você escolher um horário dentro do calendário, aparecerá um tipo de agendamento para que você possa terminar de estabelecer a montagem.

Quando estiver satisfeito com os detalhes da reunião, clique em “Salvar” e as pessoas relacionadas receberão um convite de reunião.

Não se preocupe se quiser convidar alguém que não tenha grupos para uma reunião. Contanto que você tenha recebido o endereço de e-mail completo, poderá convidá-los. Eles receberão um e-mail com um hiperlink para a reunião para permitir que façam parte de outro participante que tenha uma licença de Grupos.

Participe do chat

Normalmente, um nome de vídeo completo não é importante, então o Grupos permite que a colaboração aconteça por meio de sua função de bate-papo.

Com a intenção de iniciar um novo bate-papo, clique em “Escrever campo” e comece a digitar. Clique em “Enviar” para enviar sua mensagem para qualquer pessoa específica dentro da força de trabalho ou canal em que você está trabalhando.

Uma das melhores características do funcionamento do chat é que qualquer novo membro que é adicionado pode rever em qualquer aspecto as mensagens anteriores – mesmo as pessoas que foram postadas antes de se juntarem. Isso significa que é fácil para eles se prepararem para um novo empreendimento.

Compartilhamento de dados de registros

Após a criação de um hub de Grupos, um site do SharePoint é organizado mecanicamente, completo com uma biblioteca de documentos para cada canal.

Qualquer arquivo carregado para Grupos pode ser visto na guia Dados de registros e salvo simultaneamente no SharePoint. Se desejar abrir o arquivo diretamente do SharePoint, você poderá clicar nos três pontos situados após o título do arquivo e escolher “Abrir no SharePoint”.

Acesso à assistência

Quando você sentir que esgotou toda a ajuda que encontrará em terceiros eventos, poderá sempre tentar a função de suporte integrada do Grupos.

No lado esquerdo do aplicativo, você encontrará o botão “Assist”, onde o Grupos fornece recomendações localizadas sobre vários assuntos. Eles são organizados por função, mas há também uma seção “Filmes” que exibe conteúdo visível sobre como usar o aplicativo.

O Grupos também tem sua própria página da web (abre em uma nova guia) de assistência dedicada pessoal, que oferece orientação, treinamento e ideias para que você possa para descobrir como qualquer lado da plataforma funciona. Com tudo isso e as informações acima, você passará de manequim a Grupos habilidosos muito rapidamente.